Дипломатичні та консульські установи України за кордоном вчиняють нотаріальні дії, передбачені законодавством України. Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України. Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.
Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульської установи у години прийому відвідувачів.
Відповідно до статті 38 Закону України «Про нотаріат», консульська установа вчиняє, зокрема, такі нотаріальні дії:
- посвідчує правочини (договори, заповіти, довіреності тощо), крім іпотечних договорів, договорів про відчуження та заставу житлових будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, об’єктів незавершеного будівництва та майбутніх об’єктів нерухомості, іншого нерухомого майна, що знаходиться в Україні;
- вживає заходів до охорони спадкового майна;
- видає свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;
- засвідчує вірність копій документів і виписок з них;
- засвідчує справжність підпису на документах;
- засвідчує вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;
- засвідчує факт, що фізична особа є живою;
- посвідчує факт перебування фізичної особи в певному місці;
- посвідчує тотожність фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці;
- посвідчує час пред'явлення документів;
- вчиняє виконавчі написи;
- вчиняє морські протести.
Нотаріальні дії вчиняються в день пред'явлення всіх необхідних для цього та підготовлених (надрукованих) відповідно до вимог закону документів та сплати консульського збору.
Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.
Нотаріально посвідчувані угоди, а також довіреності, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.
Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.
Під час звернення до консульської установи необхідно пред’явити такі документи:
— дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон або паспорт громадянина України;
— примірник документу, який необхідно посвідчити або засвідчити (за наявності, у форматі Word);
— довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків (ІПН);
— документ про сплату консульського збору (залежно від типу нотаріальної дії);
— інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть тощо).
При посвідченні договорів майнового характеру до консульської установи додатково треба подати відомості:
— для юридичних осіб-резидентів – відомості про найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;
— для юридичних осіб-нерезидентів – найменування, місцезнаходження та державу;
— для громадян України – прізвище, ім’я, по-батькові, адреса постійного місця проживання та ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;
— для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання.
Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.
При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу громадянина України, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Встановлення особи громадянина України здійснюється за паспортом. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладено у разі рішення консула України витребувати додаткові відомості чи документи або направити документи на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.
Правоздатність юридичної особи (установа, підприємство, організація) установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій - загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:
— Наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;
— Нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;
— Доручення на здійснення відповідної юридичної дії.
До уваги громадян:
Прийом громадян з питань вчинення нотаріальних дій здійснюється в Генконсульстві виключно за попереднім записом кожного вівторка, четверга та п'ятниці з 09:00 до 13:00.
Для запису на прийом необхідно пройти он-лайн реєстрацію https://go.mfa.gov.ua/ (інструкція - https://ny.mfa.gov.ua/zapisatis-na-prijom) та отримати підтвердження на свою електронну пошту.
Увага! Просимо пам’ятати, що реєстрацію необхідно робити тільки на один, конкретно визначений день та час. Правило таке: одна особа – одна консульська дія – одна реєстрація. Система здійснюватиме періодичний моніторинг усіх записів та автоматично анулюватиме усі реєстрації, які зроблені на одну й ту саму людину з одного й того самого питання. Винятки становлять лише ті випадки, коли необхідно вчинити дві однакові консульські дії (наприклад, оформити дві довіреності, які різні за змістом та на різних довірених осіб, для чого одразу після здійснення реєстрації необхідно надіслати на електронну пошту Генконсульства [email protected] відповідне попередження довільної форми).
Відтак, у разі, якщо ви бажаєте вчинити дві різні нотаріальні дії (наприклад: довіреність на продаж майна та заява-згода на прийняття спадщини), вам необхідно зробити ДВІ реєстрації на кожну консульську дію окремо (1. Нотаріальні дії – Посвідчення довіреності, 2. Нотаріальні дії – Засвідчення вірності підпису).
Просимо врахувати, що слоти для запису на прийом оновлюються постійно (щодня) – як такі, що періодично додаються новими на майбутні дати (як правило, щопонеділка після 09:00), так і ті, що вже були зайняті заявниками та звільнені у зв’язку з їх відмовою від надання консульської послуги.
Стежте, будь-ласка, за оновленням онлайн-черги та обирайте зручний для Вас день та час.
ДЛЯ ПОСВІДЧЕННЯ ДОВІРЕНОСТІ У ДЕНЬ ПРИЙОМУ НЕОБХІДНО ПОДАТИ ТАКІ ДОКУМЕНТИ:
1. Заповнена та власноруч підписана заява на вчинення нотаріальної дії - на прийомі заява подається вже заповненою! (Зразок заповненої заяви.)
(Тут можете знайти заяву на вчинення нотаріальної дії та зразок заповнення заяви у форматі PDF)
2. Оригінал дійсного паспорта громадянина України для виїзду за кордон або паспорта громадянина України (т.зв. «внутрішній паспорт»);
3. Копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера платника податків (ІПН);
4. Копія документів довіреної особи (представника), а саме: копії 1-2 сторінки паспорта громадянина України (внутрішній паспорт), копія сторінки з відміткою про місце реєстрації (прописки) в Україні, а також копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера платника податків (ІПН);
5. Копія технічного паспорта транспортного засобу (в разі посвідчення довіреності на розпорядження автомобілем).
6. Копії інших документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть, заповіт тощо).
7. Документ про сплату консульського збору (залежно від типу нотаріальної дії) у формі MONEY ORDER.
ДЛЯ ЗАСВІДЧЕННЯ СПРАВЖНОСТІ ПІДПИСУ НА ЗАЯВІ НЕОБХІДНО ПОДАТИ ТАКІ ДОКУМЕНТИ:
1. Заповнена та власноруч підписана заява на вчинення нотаріальної дії - на прийомі заява подається вже заповненою! (Зразок заповненої заяви.)
(Тут можете знайти заяву на вчинення нотаріальної дії та зразок заповнення заяви у форматі PDF)
2. Оригінал дійсного паспорта громадянина України для виїзду за кордон або паспорта громадянина України (т.зв. «внутрішній паспорт»);
3. Копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера платника податків (ІПН);
4. Копії інших документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть, заповіт тощо).
5. Документ про сплату консульського збору (залежно від типу нотаріальної дії) у формі MONEY ORDER.
РЕКОМЕНДАЦІЇ
За наявності зразка довіреності чи заяви Вам потрібно завчасно (щонайменше за день до прийому) надіслати його в електронній формі у форматі WORD (.doc) за адресою [email protected] із зазначенням імені та прізвища заявника, а також дати прийому.
КОНСУЛЬСЬКИЙ ЗБІР
Відповідно до затверджених у 2023 році тарифів консульського збору, за вчинення нотаріальних дій стягується консульський збір у розмірі:
80 дол. США (60$ - посвідчення довіреності майнового характеру*; 20$ - засвідчення справжності підпису на заяві про реєстрацію довіреності у Єдиному реєстрі довіреностей (далі – заява ЄРД);
* довіреності майнового характеру (довіреності на право користування і розпорядження майном, у т.ч. здійснення банківських операцій, отримання пенсійних виплат тощо).
50 дол. США (30$ - посвідчення довіреності майнового характеру близьким родичам (батьки, діти, другий з подружжя, за умови наявності документів, що підтверджують родинні зв'язки)*; 20$ - заява ЄРД);
* необхідно надати оригінал свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб та, при необхідності, оригінали інших документів (задля доведення Ваших родинних стосунків з довіреною особою).
50 дол. США (30$ - посвідчення інших довіреностей (немайнового характеру); 20$ - заява ЄРД);
20 дол. США - засвідчення справжності підпису на заявах (про прийняття або відмову від спадщини, виплату пенсії, згода батьків на виїзд дитини за кордон тощо);
20 дол. США – посвідчення факту, що фізична особа є живою (для пред’явлення до територіальних органів Пенсійного фонду України);
$10 дол. США - засвідчення вірності копій документів і виписок з них (за сторінку).
У разі виникнення додаткових запитань просимо звертатися до відповідальної консульської посадової особи:
Іванчов Сергій Йосипович — консул, (212) 371 5690; (212) 371 5691 дод. 110, електронна пошта: [email protected]